Acuerdo de Tratamiento de Datos Personales

El Responsable: el negocio que contrata Welcomy ("el Cliente"), que determina las finalidades y los medios del tratamiento de los datos de sus visitantes.

El Encargado: Sergio Ballestero, persona física con RUC N° 3.733.394-1, con domicilio en Teodoro Rojas casi Juana Paula Carrillo, Asunción, Paraguay, que opera bajo el nombre comercial "Welcomy" ("Welcomy").

Este Acuerdo forma parte de los Términos de Servicio y, para los clientes Enterprise, es un Anexo de su contrato. En materia de protección de datos personales prevalece sobre ambos. Se acepta junto con ellos.

El Cliente encarga a Welcomy el tratamiento de los datos personales de sus visitantes, por cuenta del Cliente y según sus instrucciones, con el único fin de prestar el servicio de gestión de turnos, filas, pedidos, reservas, notificaciones, encuestas y la analítica asociada.

Los términos dato personal, tratamiento, responsable, encargado, titular, consentimiento, dato sensible y vulneración de seguridad se interpretan conforme a la Ley 7593/2025 de Protección de Datos Personales, en lo que resulte aplicable.

• Respecto de los datos de visitantes tratados a través de la Plataforma, el Cliente es el responsable y Welcomy el encargado.
• Respecto de los datos de las cuentas de usuario del Cliente, de facturación y del sitio, Welcomy es responsable y se rige por su Política de Privacidad.

• Finalidad: exclusivamente prestar, mantener, asegurar y dar soporte al servicio contratado. Welcomy no trata estos datos para fines propios ni los cede a terceros con fines comerciales.
• Naturaleza: recolección, registro, almacenamiento, consulta, envío de notificaciones, análisis estadístico, anonimización y supresión.
• Duración: mientras dure el servicio, más los plazos de la cláusula 13.

Titulares: visitantes y clientes finales del Cliente, y su personal en cuanto aparece en los registros de atención.

Datos:

• Número de identificación (cédula/RUC) y nombre, cuando el Cliente los pide.
• Email del visitante, cuando lo deja para la encuesta o el código de su reserva.
• Teléfono del visitante: cuando pide avisos por WhatsApp, cuando escribe al número de WhatsApp (el número llega con su mensaje) o cuando lo deja al reservar.
• Datos de reserva: fecha, hora, servicio, sucursal, nombre, email, teléfono, documento y notas.
• Respuestas y comentarios de la encuesta de satisfacción.
• Datos de asistencia: número de ticket o de pedido, servicio, sucursal, horarios, estado, derivaciones y notas que el personal agregue a la visita.
• Lista de bajas de WhatsApp (teléfono, palabra enviada y fecha), que Welcomy conserva para honrar la oposición del titular.

Datos sensibles: Welcomy registra solo datos de asistencia y no recopila información clínica, diagnósticos ni resultados. El Cliente se obliga a no cargar datos sensibles en campos de texto libre ni en los nombres de sus servicios, salvo que cuente con la base legal para ello y lo comunique a Welcomy.

Welcomy se obliga a:

1. Tratar los datos solo según las instrucciones documentadas del Cliente —estos Términos, este Acuerdo y la configuración que el Cliente hace en la Plataforma— y avisarle si considera que una instrucción infringe la ley.
2. Garantizar que las personas autorizadas a tratarlos estén obligadas a confidencialidad.
3. Aplicar las medidas de seguridad de la cláusula 7.
4. Notificar las vulneraciones de seguridad según la cláusula 8.
5. Asistir al Cliente con las solicitudes de los titulares (cláusula 9) y con sus evaluaciones y consultas ante la autoridad cuando corresponda.
6. Recurrir a subencargados solo según la cláusula 10.
7. Devolver o suprimir los datos al terminar el servicio (cláusula 13).
8. Poner a disposición del Cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento (cláusula 14).

Welcomy aplica, entre otras: cifrado en tránsito (HTTPS/TLS, HSTS) y en reposo; aislamiento lógico entre clientes (cada consulta se acota al identificador del Cliente obtenido de su sesión); control de acceso por roles; verificación en dos pasos opcional; expiración de sesiones; limitación de solicitudes; validación y saneamiento de entradas; seudonimización de los nombres del personal y exclusión de nombre, documento y número de ticket en los envíos a proveedores de IA; enmascaramiento de textos y campos en la grabación de sesión; registros de auditoría; copias de seguridad diarias cifradas, con una copia fuera del servidor principal y restauración probada; y tokenización de los datos de tarjeta por el procesador de pagos.

Al tomar conocimiento de una vulneración que afecte datos tratados por cuenta del Cliente, Welcomy lo notificará dentro de las 24 horas, por email a los administradores de la cuenta, con la información disponible —naturaleza del incidente, categorías y volumen aproximado de datos y titulares afectados, consecuencias probables y medidas adoptadas o propuestas— y la irá completando a medida que la obtenga. Welcomy asistirá al Cliente para que cumpla sus deberes de notificación a la Agencia Nacional de Protección de Datos Personales y a los titulares dentro de los plazos legales (72 horas, cuando la ley lo exija), y no notificará por su cuenta a los titulares de los datos del Cliente salvo que la ley se lo imponga o el Cliente se lo pida.

Si un titular dirige a Welcomy una solicitud de acceso, rectificación, supresión, portabilidad, oposición o revocación sobre datos del Cliente, Welcomy se la trasladará sin demora y no la responderá por su cuenta salvo instrucción del Cliente. Welcomy asistirá al Cliente, con las herramientas de la Plataforma (como la exportación de datos) o a pedido, para que responda dentro de los 30 días corridos.

El Cliente autoriza de forma general a Welcomy a recurrir a los subencargados siguientes. Welcomy les impone obligaciones de protección de datos equivalentes a las de este Acuerdo y responde por ellos frente al Cliente.

Welcomy avisará al Cliente con al menos 30 días de anticipación cualquier alta o reemplazo de subencargado, por email y actualizando esta página. El Cliente puede oponerse por motivos razonables de protección de datos dentro de ese plazo; si no se encuentra una alternativa, puede terminar el servicio afectado con reembolso proporcional de lo pagado y no usado.

Los clientes Enterprise que configuran su propio proveedor de IA lo hacen bajo su propia relación con ese proveedor, que no es subencargado de Welcomy.

Como muestra la tabla anterior, los datos se alojan y tratan fuera de Paraguay, principalmente en Estados Unidos y la Unión Europea. El Cliente autoriza esas transferencias. Welcomy las realiza con salvaguardas apropiadas: compromisos contractuales de protección de datos con cada proveedor (acuerdos de tratamiento de datos y, cuando el proveedor las ofrece, cláusulas contractuales tipo), cifrado en tránsito y en reposo, y acceso limitado. Cuando la reglamentación de la Ley 7593/2025 fije requisitos específicos para las transferencias, Welcomy adaptará estas salvaguardas.

El Cliente garantiza que: (a) cuenta con base legal válida para el tratamiento de los datos que gestiona en la Plataforma, incluidos los de personas menores de edad; (b) informó a sus visitantes según la ley —la Plataforma muestra al visitante que el negocio es el responsable y Welcomy su proveedor—; (c) sus instrucciones son lícitas; y (d) no cargará datos sensibles fuera de lo previsto en la cláusula 5.

• Exportación: durante los 30 días siguientes al fin del servicio, el Cliente puede pedir la exportación de sus datos en formato estructurado (JSON o CSV).
• Supresión: vencido ese plazo, Welcomy elimina o anonimiza los datos del Cliente dentro de los 30 días siguientes, salvo los que la ley obligue a conservar (por ejemplo, los fiscales), que se conservan solo para ese fin.
• Copias de seguridad: las copias cifradas se sobrescriben en su ciclo normal, en un máximo de 14 días (las de la base de datos; las del servidor, 7 días). Mientras tanto no se usan salvo para recuperar el servicio ante un incidente.
• Durante el servicio se aplican además las reglas de anonimización de la Política de Privacidad (por ejemplo, visitantes anonimizados a los 2 años).

A pedido del Cliente, con preaviso razonable y sin afectar la seguridad ni la confidencialidad de otros clientes, Welcomy le dará la información necesaria para verificar el cumplimiento de este Acuerdo (descripción de medidas, lista de subencargados, resultados de auditorías internas). Las auditorías presenciales o de terceros, si el Cliente las necesita, se acuerdan por escrito y corren por su cuenta.

Cada parte responde por los daños que cause por incumplir este Acuerdo o la ley aplicable. Las limitaciones de responsabilidad de los Términos o del contrato Enterprise no se aplican a los incumplimientos de las obligaciones de protección de datos imputables a la parte, ni a los casos de dolo o culpa grave.

Este Acuerdo se rige por las leyes de la República del Paraguay, en particular la Ley 7593/2025 en lo que resulte aplicable, y las controversias se someten a los tribunales de Asunción. Rige mientras Welcomy trate datos por cuenta del Cliente; las obligaciones de confidencialidad y seguridad sobreviven a su terminación. Los cambios sustanciales siguen la regla de aviso de 30 días y aceptación de los Términos de Servicio.